Tecnologia garante visão integrada da gestão tributária

Diante da complexidade da legislação tributária brasileira, do número de obrigações aplicáveis aos contribuintes e do dinamismo dessas regras, a aplicação de ferramentas tecnológicas mostra-se um grande e importante recurso de governança. Um sistema eficaz possibilita gerar informações precisas e relevantes à gestão em uma visão integrada que, além dos aspectos tributários, considera também os comerciais, logísticos e financeiros.

“Novas regras surgem diariamente e o contribuinte deve analisar como aplicá-las em suas respectivas operações, bem como mensurar seus efeitos, de forma rápida e prática, visando prevenir possíveis impactos em seus negócios e, finalmente, em sua rentabilidade”, explica Mauricio Prado, sócio da área de Consultoria Tributária da Deloitte.

Tax Technology é uma abordagem que envolve todos os aspectos relevantes relacionados ao chamado Ciclo de Impostos nas empresas. “A tecnologia aparece desde a coleta dos dados necessários, até a preparação dos cálculos de impostos (obrigação principal) e das declarações ou informes fiscais (obrigações acessórias), assegurando a consistência dos dados utilizados e garantindo a rastreabilidade das informações fiscais”, diz Prado.

“Também utilizamos ferramentas para revisão e construção de dados cadastrais, como de clientes, fornecedores e produtos que influenciam na apuração dos impostos e na preparação das obrigações fiscais”, complementa João Maurício Gumiero, sócio-líder da área de Outsourcing da Deloitte.

Segundo os consultores, a abordagem de Tax Technology deve ser utilizada por empresas de todos os portes e áreas. “Logicamente, quanto mais complexas as operações das empresas, maior o desafio tecnológico”, esclarece Prado. Suas etapas podem variar, dependendo da estrutura da empresa, mas envolvem, basicamente dois pontos:

·       implementação de um ERP (Sistema Integrado de Gestão Empresarial) para realização dos lançamentos contábeis e elaboração dos livros contábeis e demonstrações financeiras;

·       escolha e implantação de um sistema de impostos que extraia os dados gerados pelo ERP contábil e outros sistemas de origem e, depois de parametrizado com os requisitos fiscais, gerem as apurações de impostos e respectivas declarações tributárias.

Prado explica que, em função da complexidade do sistema tributário brasileiro, muitas vezes não é possível encontrar, em uma única tecnologia, solução que abranja todas as atividades desenvolvidas pela empresa. “Neste caso, alguns sistemas diferentes coexistem, e é importante utilizar ferramentas tecnológicas que garantam a consistência e homogeneidade entre eles”, destaca Gumiero.

Benefícios

Os benefícios variam de acordo com o grau de maturidade das empresas em relação à utilização das soluções tecnológicas:

·        compliance tributário, minimizando-se o risco de autuações.

·       redução do tempo investido pelas empresas no cumprimento das obrigações fiscais.

Para empresas com maior grau de maturidade na utilização de ferramentas tecnológicas, um benefício adicional é a utilização dos dados obtidos através das mesmas para análises e redirecionamento de operações, bem como de modelos de negócios, cadeias de suprimentos, entre outros.

Desafios

“Um primeiro desafio é o convencimento dos diversos stakeholders sobre a necessidade de que seja feito um investimento inicial em algo que, a princípio, não faz parte do negócio da empresa”, declara Prado.

Embora a implantação envolva custos relativamente altos, os executivos explicam que há valor agregado na utilização de sistemas e ferramentas tecnológicas adequadas:

·       redução de erros que, via de regra, resultam em penalidades para as empresas;

·       redução do custo operacional de se apurar impostos e preparar obrigações acessórias;

·       utilização dos dados originados nos sistemas fiscais para análises críticas importantes para o negócio e para o direcionamento das atividades da empresa.

Outro desafio é o encontro de tecnologias que sejam mais apropriadas à determinada atividade ou empresa, bem como a integração perfeita e rápida entre a tecnologia escolhida e aquelas já utilizadas pela empresa. “Uma vez encontrada a tecnologia mais apropriada, deve-se investir um tempo importante na correta parametrização dos sistemas, abrangendo da forma mais completa possível todas as operações da empresa”, orienta Prado.

“Também é desafiadora a necessidade de constante atualização das ferramentas existentes aos requisitos trazidos pela legislação, que no Brasil é bastante dinâmica, complexa e numerosa”, conclui Gumiero.