O primeiro passo é entender a situação financeira do seu negócio. Examine todas as contas: quanto você tem em caixa, quanto deve, e se tem algum valor a receber de clientes. Esse processo pode parecer trabalhoso, mas fica muito mais prático se você utilizar algum sistema de gestão financeira que gere relatórios fáceis de visualizar (falamos mais sobre isso no item 4!). Ao ter uma visão detalhada do que precisa ser resolvido, as decisões são mais assertivas sobre a gestão das suas finanças.

Para reduzir os custos, você provavelmente terá que cortar alguns gastos. Mas saiba onde enxugar. Não adianta podar todas as despesas, sem planejar antes. Alguns investimentos trazem retornos importantes para o seu negócio (campanhas de marketing engajam clientes, e fornecedores com bons preços são aliados, por exemplo). Se cortá-los, você corre o risco de derrubar também o que antes era um diferencial da sua empresa. Busque pontos de desperdício, como uso exagerado do telefone, luz acesa, aluguel de espaços que não estão sendo utilizados, e elimine essas despesas.

Depois de entender bem a sua situação financeira e cortar os gastos possíveis, é hora de conversar com credores para renegociar dívidas. Vale explicar a situação e combinar prazos mais flexíveis, que você possa cumprir e que também estejam de acordo com o orçamento dos seus credores. Outra dica é priorizar as dívidas que têm as maiores taxas de juros, e evitar contrair novas. Quite as contas antes das datas de vencimento (em alguns casos, você pode até conseguir bons descontos ao pagar boletos com antecedência).

Ainda mantém seus registros de contas em um caderninho de anotações e em planilhas? Que tal migrar para uma solução mais prática, que vai ajudá-lo a ter uma visão completa da situação financeira do seu negócio? A principal vantagem de usar um sistema de gestão — como o QuickBooks, por exemplo — é que você pode gerar relatórios a qualquer momento. Quer saber quanto de matéria-prima gastou nos últimos seis meses? Ou se as despesas com o escritório mantiveram uma média de valores? É só checar no seu registro. O sistema também tem outras vantagens: emite alertas na hora de pagar contas e reúne todos os extratos bancários em uma única plataforma, integrada na nuvem, podendo ser acessada via web ou aplicativo no celular.

Passado o período de reorganização, é hora de criar novos hábitos de gestão financeira. Fazer o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro é fundamental para ter controle das contas. Não deixe nada para o fim do mês, e inclua até mesmo as contas pequenas, como papelaria, itens de escritório e alimentação (caso saiam do caixa da empresa). Isso permite que você administre as despesas em tempo real.

Impostos são um assunto burocrático, mas não tem como fugir dele. Afinal, também entram no registro da sua empresa, e mantê-los em dia é fundamental. Vale a pena revisar se o regime tributário pelo qual você optou atende às necessidades do seu negócio. O Simples Nacional, por exemplo, é um jeito simplificado de pagar impostos. Voltado para micro e pequenas empresas, tem um limite de teto no faturamento: de até R$ 900 mil para as micro e de R$ 4,8 milhões para as pequenas. A vantagem é que as taxas municipais, estaduais e federais são recolhidas em uma única guia, tornando mais prática sua organização tributária e financeira.

Agora que você está com as contas organizadas, planeje onde você vai investir seu dinheiro futuramente. Aí está uma alternativa para os seus relatórios: poder prever um aumento nas vendas e impulsionar os ganhos do seu negócio. Você pode, por exemplo, identificar quando seus clientes costumam comprar mais (início do mês, datas comemorativas, aniversários de familiares) e promover ações de comunicação nestes períodos, como promoções nas redes sociais, campanhas de marketing, eventos.