Retirar dinheiro do caixa da empresa para cobrir despesas pessoais pode levá-lo à perda do controle financeiro. Imagine que você comece a fazer isso todo mês. O risco de, de repente, não saber mais se obteve lucro, se apenas bateu sua meta, ou se está com saldo negativo é grande. Para fazer a gestão das finanças sem correr riscos, separe as contas correntes. Tenha uma para pessoa física, e outra para pessoa jurídica.

O fluxo de caixa é uma das maneiras mais eficazes de manter em dia a saúde financeira do seu negócio. Registre as entradas e saídas, inclusive os gastos pequenos (como cafezinho e utensílios de limpeza para o escritório). Executar um fluxo de caixa detalhado permite que você enxergue oportunidades de crescimento e redução de custos, por exemplo. O ideal é fazer o fluxo de caixa diariamente. Dessa maneira, você tem como controlar o que está acontecendo com seu negócio em tempo real.

Ter uma margem de lucro correta é muito importante para a sobrevivência do seu negócio. Não precifique seu produto ou serviço sem detalhar todas as despesas que você tem para entregá-lo ao cliente, incluindo os impostos que incidem sobre a operação. Contabilize preços de matéria-prima, taxas e mão-de-obra. Depois, pense na quantia necessária para pagar essas despesas e gerar lucro. Vale também fazer uma pesquisa de mercado para saber o que os concorrentes cobram, e com isso definir os seus próprios preços.

Controlar as datas de vencimentos das contas a pagar evita que você sobrecarregue seu caixa com juros de multas. Não deixe esse tipo de cobrança acumular, mesmo que os valores sejam pequenos. Além disso, pagando dentro dos prazos, você pode se beneficiar com descontos. Alguns impostos oferecem taxas de até 10% de redução para boletos quitados com antecedência.

Pode parecer um erro óbvio, mas muita gente acaba se atrapalhando com as contas quando abre o primeiro negócio. Anotações fora de ordem, datas erradas de cobrança, notas fiscais perdidas e boletos atrasados podem comprometer seu caixa. Para facilitar seu dia a dia, procure um sistema de gestão financeira que ajude a registrar o fluxo de entrada e saída de maneira prática. O QuickBooks, por exemplo, reúne todos os extratos bancários em uma única plataforma, integrada na nuvem, podendo ser acessada via web ou aplicativo no celular. O sistema também emite alertas na hora de pagar contas e permite que o empreendedor tenha uma visão geral do negócio por meio de relatórios fáceis de entender.

Não tenha medo de cobrar um cliente que não pagou em dia, seja qual for o motivo. O ideal é pensar na abordagem, isto é, na maneira como você vai tratar do assunto. Você pode tentar oferecer a renegociação da dívida, por exemplo, e combinar que parte do valor será abatido ou que o valor integral será parcelado em mais vezes.

Muitos novos empreendedores acabam investindo em marketing sem ter uma ideia concreta de qual é a estratégia ou os objetivos da empresa. Você sabe quais são os atributos do seu negócio? As vantagens frente a outros concorrentes? O que pode oferecer aos seus consumidores de forma única? Procure fazer pesquisas de mercado.

Custos fixos e variáveis devem ser classificados de maneiras diferentes dentro da sua organização financeira. Os fixos devem ser sempre revisados, para que você possa identificar pontos de redução de custos (será que o aluguel de uma sala maior é realmente necessário?). Com as variáveis, a lógica é um pouco diferente. Geralmente, quando o negócio começa a se expandir, crescem também essas despesas (por exemplo, para produzir uma quantidade maior de chocolates, você precisa comprar mais matéria-prima). Nesse caso, fazer a gestão desses custos é ainda mais importante para não gastar mais do que o caixa permite.

Um erro comum dos gestores de pequenas empresas é querer controlar todas as atividades. Se você divide o negócio com outro sócio-administrador, ou conta com algum funcionário, aprenda a delegar tarefas. Com mais tempo livre, você consegue se dedicar a funções, como planejamento da expansão, por exemplo, ou o plano de marketing.

Os relatórios de operações financeiras devem servir como uma ferramenta para o empreendedor, e não apenas um punhado de informações registradas diariamente. Ter os dados financeiros disponíveis em um sistema é fundamental para obter uma visão ampla do negócio e poder tomar decisões com base nos planos futuros de expansão ou mesmo redução de custos.