Da era do papel ao mundo digital: como a tecnologia mudou as empresas

As tecnologias digitais têm transformado a vida das pessoas nos mais diferentes aspectos: desde como interagem socialmente até mesmo como realizam ações cotidianas. Nas empresas, a história não é diferente. Cada vez mais, empreendedores e gestores estão compreendendo a importância de investir em inovação para alcançar melhores resultados e mais competitividade.

Processos e tarefas que tomavam tempo e estavam sujeitos a erros foram simplificados e automatizados. Por meio de sistemas de gestão, por exemplo, é possível ter uma visão global do negócio, o que facilita a tomada de decisão.

Neste infográfico, mostramos algumas situações que ilustram o antes e o depois da chegada da digitalização nas empresas. Confira!

Arquivo (antes)
Por lei, empresas precisam manter cópia dos seus documentos por cinco anos. Na prática, muitas tinham de reservar parte de uma sala ou até mesmo um cômodo inteiro na sua sede apenas para armazenar esses papéis, o que comprometia áreas importantes que poderiam ser usadas para outras finalidades.

Arquivo (depois)
Com a tecnologia disponível atualmente, tudo pode ficar armazenado em nuvem, ocupando apenas espaço em disco de servidores externos – o que elimina, inclusive, a preocupação com incêndios ou deterioração dos arquivos em papel.

Pesquisa (antes)
Encontrar uma nota fiscal emitida anos atrás é um verdadeiro tormento para quem não conta com a digitalização. Para cumprir a tarefa, o funcionário precisa consultar índices, etiquetas, folhear pastas, vasculhar caixas — sempre considerando o risco de o documento ter sido colocado em outro local por engano.

Pesquisa (depois)
Hoje, é possível listar com facilidade todos os arquivos relacionados a determinado cliente e, graças aos mecanismos de busca, um documento pode ser localizado em questão de segundos. 

Acesso (antes)
Imagine que você está prestes a entrar em uma reunião para obter um importante investimento, mas esqueceu de levar os últimos balanços da sua empresa. Sem o auxílio da tecnologia, não tem jeito: será preciso gastar tempo para buscar uma cópia. 

Acesso (depois)
Essa é uma situação pela qual uma empresa com gestão eletrônica de documentos não passaria. Um simples celular permite que o empresário se conecte com o sistema e acesse remotamente os dados que deseja.

Canal com o contador (antes)
Pense na quantidade de documentos que precisa ser enviada regularmente para que o contador faça o balanço da empresa. Para piorar, toda aquela pilha de arquivos tem de ser processada e inserida no sistema usado pelo profissional. 

Canal com o contador (depois)
Só quem parou no tempo enfrenta esse transtorno. Hoje em dia, é possível estabelecer uma comunicação direta entre o sistema usado pelo contador e a plataforma de gestão da empresa. Com isso, cada documento emitido já é enviado automaticamente ao profissional, facilitando sua atuação e evitando trabalho extra. 

Cálculos tributários (antes)
O Brasil tem dezenas de tributos. O cálculo de cada um deles é influenciado por variáveis como localização geográfica de quem compra e de quem vende, enquadramento fiscal das empresas, tipo e valor do produto, o que resulta em milhares de resultados possíveis para o montante de impostos a ser pago em cada transação. Antes, tudo isso era feito manualmente, o que, além de demandar muito trabalho e tempo, aumentava consideravelmente o risco de falhas.  

Cálculos tributários (depois)
Após uma análise dos perfis de transação da empresa e dos impostos envolvidos, o sistema de gestão pode ser configurado para fazer os cálculos automaticamente, trazendo maior agilidade e confiabilidade.

Mudanças na legislação (antes)
Com tantas normas e regulamentos publicados diariamente, é virtualmente impossível acompanhar de perto tudo o que sai no Diário Oficial. Assim, muitas empresas só costumam perceber que alguma isenção foi retirada ou que as alíquotas sofreram alteração na hora de pagar a multa. 

Mudanças na legislação (depois)
Com o auxílio de robôs, é possível monitorar 24h e atualizar automaticamente a tabela de tributos a serem pagos pela sua empresa.

Processo de vendas (antes)
Quando o vendedor concretizava um negócio, era preciso emitir nota fiscal, pagar impostos, gerar boleto, mandar para o cliente e monitorar o banco para saber se o pagamento caía. Assim que o dinheiro entrava em caixa, acionava-se o estoque. Se o produto estivesse em falta, providenciava-se sua compra e, uma vez disponível, ele era remetido ao cliente. 

Processo de vendas (depois)
Com os sistemas de gestão, todos esses processos são integrados: cada nova venda já resulta na realização dos passos seguintes de forma contínua e transparente. 

Segurança (antes)
Na era do papel, os arquivos de uma empresa estavam tão seguros quanto a tranca da porta permitisse. Uma vez burlado o controle de acesso, qualquer pessoa poderia subtrair ou copiar documentos importantes. 

Segurança (depois)
Os sistemas digitais de gestão possuem mecanismos de criptografia que equivalem aos fornecidos pelos bancos. Além disso, o administrador pode determinar quem pode acessar quais áreas do sistema e garantir o sigilo da folha de pagamento, por exemplo.

Planejamento (antes)
Para controlar o fluxo de caixa era preciso consultar o caderninho onde ficavam marcadas todas as vendas. Ao final do mês, com a calculadora em mãos, somava-se cada uma das transações, e só então o gestor tomava conhecimento da real situação da sua empresa. 

Planejamento (depois)
Agora, é possível ter essas e outras informações em tempo real, o que dá muito mais elementos para planejar e tomar decisões.

Controle do estoque (antes)
Todo o controle de estoque da empresa dependia de um funcionário com prancheta na mão que anotava em uma ficha kardex data, hora, quantidade e tipo de produto que entrava e saía. O método, além de trabalhoso e arcaico, estava sujeito a uma série de erros. 

Controle do estoque (depois)
Com a adoção de plataformas de gestão, é possível não apenas automatizar esse controle, como determinar limites mínimos para cada item e providenciar a aquisição automática, caso a quantidade fique abaixo do estabelecido. 

Gestão comercial (antes)
Todo vendedor tinha a agenda como fiel escudeira. Em suas páginas, eram registrados data e horário de cada contato com o cliente, quando foram enviadas as propostas, se a pessoa pediu por desconto, e assim por diante. 

Gestão comercial (depois)
Um módulo de CRM permite uma visão global do processo de vendas, o status de cada negociação e uma previsão de entrada de receitas. Ele também possibilita visualizar se será preciso aumentar a produção, comprar mais matérias-primas ou contratar novos funcionários para atender às demandas.